Stel je begint je werkdag met een kant-en-klare samenvatting van je belangrijkste e-mails, een overzicht van je vergaderingen met bijbehorende actielijsten of een lijst met de meest relevante nieuwsupdates van je A-klanten.
Nog voordat je eerste machinecappucino is opgedronken, kan je direct aan de slag. Klinkt dat als een droom? AI-assistenten zoals Copilot, Gemini en Grok bieden de mogelijkheid om taken in te plannen, waardoor je al opgestart bent, terwijl je computer nog aan het wakker worden is.
De voordelen van geplande prompts
En prompt heb je de volgende voordelen.
- Tijdsbesparing: Repetitieve en administratieve taken, worden, met info uit verschillende bronnen, al voor je klaargezet. Je uren en kilometerregistratie worden automatisch berekent op basis van je agenda en teams kanalen.
- Verbeterde productiviteit: Begin de dag of week met die informatie die relevant is. Elke maandagochtend staat de weekplanning en de weekrapportage voor je klaar.
- Consistentie: Informatie en overzichten worden altijd op tijd en op dezelfde manier opgeleverd. AI is jouw persoonlijke werk dashboard.
Get meer done met je AI chatbot
Wanneer je AI goed hebt ingewerkt, loop je niet meer achter de feiten aan en get je meer done. De chatrobot neemt het saaie werk voor je over, zodat jij je kunt richten op waar je goed in bent. En hoewel alles valt en staat met een goede prompt, zoals je kunt lezen in dit artikel, https://www.linkedin.com/pulse/de-kracht-van-prompts-6-ws-met-podcast-detlef-la-grand-chv6e/?trackingId=qYEEC3xPR1aC4d3MD, heeft elke tool zijn voor- en nadelen. Copilot is volledig geïntegreerd in je Office omgeving, Gemini van Google is sterk in het online werk en Grok staat bovenop de actualiteit.
Taken automatiseren met Copilot
Voor gebruikers van Microsoft 365 is Copilot een logische (en veilige) stap omdat deze gebruik kan maken van informatie uit Teams, Outlook, Office en Onedrive. Hierdoor sluit Copilot naadloos aan bij jouw beveiligde werkomgeving.
Enkele voorbeelden van wat je kunt automatiseren:
- Dagelijkse briefing: “Vat mijn ongelezen e-mails van de afgelopen 24 uur samen en markeer de actiepunten.”
- Voorbereiding vergadering: “Geef mij een overzicht van de aankomende vergaderingen voor vandaag en de belangrijkste documenten die eraan gekoppeld zijn en geef een samenvatting van de bijbehorende notulen”.
- Wekelijkse rapportage: “Analyseer de verkoopcijfers van afgelopen week en presenteer de belangrijkste trends in een overzichtelijke tabel.”
Wil je aan de slag met Copilot in jouw organisatie, neem dan contact op met detlef@waisheid.nl.
Google Gemini jouw persoonlijke assistent
Omdat Gemini niet alleen met je Drive en Gmail kan samenwerken maar ook op je Android phone actief is, is Gemini PRO jouw online kijkende speurneus.
Als je met Google Workspace (Drive, Gmail e.d) werkt, biedt Gemini dezelfde functies als Copilot. Door de integratie met Android, is Gemini ook een mobiele oplossing met bijbehorende voordelen, zoals bijvoorbeeld:
- Verwerken declaraties: “Verzamel elke vrijdag de bonnetjes die ik heb gefotografeerd op op mijn Android en voeg deze toe aan het bijstand “Mijn declaraties” in Drive”
- Creatieve inspiratie: “Maak elk maandagochtend een infographic over de laatste trends in digitale marketing.”
- Locatiegebaseerde herinneringen: “Herinner me er elke dag als ik op kantoor aankom aan om mijn lopende projecten te controleren en geef de vijf actiepunten met de hoogste prioriteit”
Waar Copilot is gericht op efficiëntie, is Gemini meer gericht op mobiel en internet.
Grok zit bovenop de actualiteit
Doordat Grok ook verbonden is met Twitter (aka X) Dit maakt het ideaal voor het inplannen van prompts die actuele inzichten vereisen, zoals markttrends, sociale media-analyses of sentiment rondom een onderwerp.
Met Grok zit je bovenop de actualiteit en kan je goed inzetten voor:
- Sentiment analyse; “Hoe wordt er de afgelopen 24 uur over mijn bedrijf [jouw bedrijfsnaam] gesproken op X?”
- Content creatie; “Geef me dagelijks vijf grappige of prikkelende aanhakers voor een social media, post als je kijkt naar ons merk/product/dienst, op onsmerk.nl, gebaseerd op wat nu trending is”
- Trendsanalyse; “Geef me dagelijks een update over [onderwerp] en geef me, inclusief bron, vijf argumenten voor en vijf argumenten tegen.”
Welke assistent gebruik je wanneer
AI is niet het duizend dingen doekje want elke tool heeft een ander doel, dus begin met het doel, dan de tool.
Copilot is je serieuze assistent, Gemini de spin in het web en Grok de creatieve rebel.
Praktische tips voor het inplannen van prompts
Automatische taken zijn een ideale stap om AI zinnig in te zetten. Probeer en experimenteer is mijn devies en verder:
- Specifiek en actiegericht: Vage prompts leiden tot vage antwoorden. Gebruik duidelijke instructies, zoals “Maak een tabel met [specifieke gegevens]” in plaats van “Analyseer mijn data.”
- Één bron is geen bron: check de bronnen waar AI gebruik van maakt en gebruik je gezonde verstand. Ook AI maakt fouten al noemen we dat hallucinaties.
- Test en verfijn: Voer je prompts eerst handmatig uit om te controleren of de output voldoet aan je verwachtingen voordat je de prompts uitbreidt en ze automatiseert.
- Beoordeel de resultaten: Controleer regelmatig of de geplande prompts nog relevant zijn en pas ze aan naarmate je behoeften veranderen.
Als je nu al dagelijks AI gebruikt voor je werk, dan zijn automatische prompts een logische stap. Niet alleen om AI zo goed mogelijk in te zetten, ook om eens te kijken wat je nu eigenlijk aan het doen bent.
Want een onnodige taak goed geautomatiseerd, blijft een onnodige taak.
To infinitiy and beyond
Automatische taken zijn dus ideaal om kleine taken te automatiseren. Wil je AI ook emails laten opstellen, blogpost laten schrijven of AI integreren met ERP, CRM en CMS, dan zijn Agents een oplossing. Waisheid traint Agent die jou ondersteunen. Lees hier meer over op https://waisheid.nl/kies-je-aigent/
Van automatische taken naar Agents; een kleine stap voor AI, een grote stap voor je werk.
Wil je ook jouw team trainen op het gebied van AI op de werkvloer, neem dan contact op met detlef@waisheid.nl
